Met de opdracht om vanwege het coronavirus zoveel mogelijk thuis te gaan werken, kwam ook de vraag hoe je optimaal met collega’s in contact kan blijven. De dagelijkse gang van zaken moet immers zoveel mogelijk door gaan. PerfectView kan je hierbij ondersteunen.
In dit topic delen we 7 tips van functies die je in kan zetten om, zij het op afstand, zoveel mogelijk contact te houden met collega’s over belangrijke zaken.
1. Attendeer een collega
Bij activiteiten is het mogelijk een notificatie naar één of meerdere collega’s te sturen, je collega ontvangt hiervan direct een mailbericht. Op deze manier kan je ze op de hoogte houden van een belangrijk gesprek dat je net hebt gevoerd met een klant of andere ontwikkelingen. Een notificatie heeft een voordeel boven een gewone e-mail, namelijk het feit dat alle voorgaande notities in de activiteit ook in het mailbericht worden getoond. Op deze manier staat alle informatie bij elkaar en weet je collega direct waar het over gaat.
2. Attendeer een groep
Deze functie is hetzelfde als hierboven beschreven, alleen stuur je de notificatie aan een groep collega’s, zoals het sales-team, support-team etc. Deze verschillende groepen definieer je door een rol aan te maken in de rechten van het systeem. De beheerder van PerfectView heeft deze mogelijkheid.
3. Gebruik wachtrijen
Waar normaal gesproken de lijntjes met collega’s kort zijn. En je in overleg bepaalde zaken, zoals opvolgen van leads of klantvragen, oppakt, is dat nu wat lastiger. Het gebruik van wachtrijen kan je hierbij helpen. Een wachtrij is een gedeelde werkbak van één of meerdere typen activiteiten, denk aan een bak met support aanvragen die door de helpdesk moeten worden opgepakt. Wachtrijen geven jou en je collega’s een duidelijk overzicht welke activiteiten nog moeten worden opgepakt. Zorg ervoor dat je bij het gebruik van wachtrijen ook de notificatie op de wachtrij aanzet. Zo weet je direct of een klant op reactie wacht.
4. Te doen collega’s
In deze tijd is het helaas niet ondenkbaar dat je collega wegens ziekte tijdelijk uitvalt. In dit geval ben je op zoek naar een lijst van zaken waar hij of zijn mee bezig was. Dit overzicht vind je in de te doen lijst collega’s.
5. Nieuwsfeed
PerfectView gebruikt de Nieuwsfeed om je in te lichten over geplande updates. Wist je dat je de Nieuwsfeed zelf ook kan gebruiken om intern informatie met elkaar te delen? Zo kan je collega’s op de hoogte houden van zaken die je normaal op kantoor zou bespreken.
6. Maak gebruik van de office add-in
Met de office add-in kun je samenwerken in Microsoft Office documenten. Sla een Excel op als bijlage bij je activiteit en je collega kan deze vervolgens ook inzien en zelf aanpassingen doen
7. Leg je contactmomenten vast
Tot slot deze tip. Het is een schot voor open doel, maar ook direct de meest belangrijke van allemaal. Leg alle contactmomenten die je hebt gehad vast in PerfectView d.m.v. activiteiten en notities. Archiveer daarnaast de mails die je van klanten hebt ontvangen of zelf hebt verstuurd. Dit is echt de meest eenvoudige manier om collega’s op afstand op de hoogte te houden van de gesprekken die je hebt gevoerd en de dagelijkse bedrijfsvoering op gang te houden.
Heb je zelf nog een tip om aan dit lijstje toe te voegen?
Bovenstaande tips hebben betrekking op de algemene werking van PerfectView, ongeacht eventuele specifieke oplossing, zoals onze packs.