Afdelingen in het CRM

koppeling
relatiebeheer

#1

Nu ik een tijdje en CRM-systeem gebruik, ga ik het gebruik steeds prettiger vinden. En dus maak ik er ook actief gebruik van. Toch is er een technisch puntje waar ik van tijd tot tijd tegenaan loopt: wat doe je als je geen contact met één persoon, maar met een afdeling hebt?

Een voorbeeldje: ik heb nu contact met een leverancier en ik heb een vraag over zijn factuur. Het betreffende bedrijf biedt geen telefonische ondersteuning, dus ik moet ze wel mailen. En dat betreffende e-mailadres is gekoppeld aan een afdeling.
Wat ik nu doe, is een “contactpersoon” aanmaken, die ik “Afdeling Debiteuren” noem. Dat werkt voor nu overigens prima, maar het staat een beetje vreemd. Na een tijdje krijg je een rijtje met “contactpersonen”, die allemaal “Afdeling” heten en bij een ander bedrijf “werken”.

Nu ben ik toch nieuwsgierig: hoe doen jullie dat?


#2

Leuke vraag, ik liep tegen hetzelfde aan!

Wij hebben hem nog lastiger, in een ziekenhuis verschillende departementen, vervolgens groepen en dan nog de contactpersonen.

In jou geval kun je bijvoorbeeld jou verschillende contactpersonen opvoeren op naam, maar bij het stukje afdeling “Debiteuren” vermelden. Dus dan krijg je een rijtje personen die je kunt sorteren op afdeling, en dan kun je de communicatie per persoon koppelen (via email koppeling).

Zit ik dan in de juiste richting te denken?


#3

Hoi @w.m.dekker,

Dit lijkt me een prima werkwijze! Vraagje aan jou: hoe zou jij het liever zien? (Wat zijn jouw verwachtingen?)

@Eddy: wat ook nog een optie zou zijn (want de adressering van ziekenhuizen is soms best complex) is om aparte organisaties te maken en dan in het extra naam veld van de organisatie de afdeling te vermelden zodat je het postadres kan invullen voor de afdeling. Snap je wat ik bedoel?


#4

Wij hebben een soortgelijk probleem bij één van onze klanten.

De offerte gaat naar de ene persoon terwijl de factuur naar een afdeling moet (zonder contactpersoon). Wij hebben het nu ook opgelost met de afdeling invoeren als contactpersoon.

Hoor het graag als iemand daar een andere oplossing voor heeft?


#5

Een mooie oplossing zou zijn dat de programmatuur afdwingt dat OF een achternaam OF een afdeling verplicht is. Indien je enkel een afdeling invoert wordt de afdeling automatisch de tweede adresregel van je adresblok.


#6

@sabrina.cadogan Wat ik eigenlijk zou verwachten, is dat je een aparte registratie hebt voor afdelingen. Nu heb ik een contactpersoon met voornaam “Afdeling” en achternaam “Debiteurenadministratie” bijvoorbeeld. En de aanpak werkt inderdaad wel, maar ergens kon ik me niet voorstellen dat het zo de bedoeling was…


#7

Gewoon een contactpersoon aanmaken en daar dan bij voor- en achternaam bijvoorbeeld. Of alles bij achternaam zetten.

Eigenlijk maakt het niet uit of je een veld voor Afdeling hebt of niet.

Het is vooral belangrijk dat je intern met elkaar afspreek hoe je het beheert, zodat een ieder het op dezelfde manier doet.


#8

Ok dus bij de knop toevoegen contactpersoon een mogelijkheid tot het toevoegen van een afdeling maken zodat het een aparte registratiemogelijkheid wordt? Zit er nog niet in maar we kunnen natuurlijk altijd een wens registreren hiervoor :slight_smile:

@katja:

Thanks voor je input, bedoel je niet nodig omdat je er niet perse op wilt selecteren? Kan me namelijk voorstellen dat het fijn is om bij bijvoorbeeld een selectie ook je afdelingen van een organisatie te kunnen selecteren en dan dus niet perse de contactpersonen.

Sowieso eens!


#9

In mijn optiek maakt het wel degelijk uit dat je een veld Afdeling onafhankelijk van persoonsgegevens kunt invoeren. Door nu de afdelingnaam in persoonsvelden te stoppen wordt bij de aanhef van een brief of mail ook altijd de aanhef ‘de heer’ of ‘mevrouw’ (of beide als geslacht op onbekend staat) toegevoegd. Dat lijkt me niet wenselijk.

De voorsgestelde oplossing, die overigens door PerfectView in de Windows versie wordt gebruikt, werkt prima. Ik had deze oplossing hierboven wat summier omschreven, maar werkt als volgt:

  • bij de invoer is òf een Afdeling òf een Achternaam verplicht. (beide mag ook natuurlijk)
  • indien je enkel een Afdeling invoert worden de functionele gegevens van ‘geslacht’ niet gebruikt. (dus geen ‘heer’ of ‘mevrouw’ in de aanhef)
  • indien je enkel een Afdeling invoert wordt de naam van de Afdeling gebruikt in de aanhef van een mail of brief, voorafgaande door de tekst ‘Afdeling’

Op deze wijze blijft je correspondentie consitent.


#10

@Wesley: ok duidelijk.

Is het voorstel van @ton wat? (btw: thanks Ton!)


#11

Het duizelt mij. :woozy_face:

@ton wat jij bedoelt is dat het mooi zou zijn als het zo zou werken in Perfectview Online? Het werkt dus nog niet zo. Of is dit een functionaliteit die ik niet ken?


#12

Hoi Herbert, nee alleen in PV Windows, dus nog niet in online, ik zou er een wens voor kunnen aanmaken.