Stel ik ga starten met een professioneel CRM-systeem. Hoe kan ik dat het beste aanpakken? Meteen alle contacten erin zetten, excel lijsten importeren etc? Of kan ik dit slimmer aanpakken?
Hi Robert,
Deze vraag komt vaak voor.
Ik adviseer altijd om het bestand op te schonen en daarna gaan importeren. Zo heb je een up to date CRM systeem en heb je geen ‘rommel’.
@robertgouda wat vind jij hier van?
@ejdasselaar @janbulthuis @o.schmidt @b.de.boer ik ben even benieuwd naar jullie advies.
Hoi Robert,
Wat ik vaak adviseer is om alle contacten waar je de komende week iets mee hebt in het CRM te zetten.
- Met wie heb je een bezoek afspraak, die gegevens zet je in je CRM.
- Welke werkzaamheden heb je gepland staan voor je relaties, die zet je in je CRM.
- Heb je bel afspraken staan, zet ze meteen in je CRM
Zo verdeel je het werk over meerder maanden en kan je toch meteen van de voordelen van je CRM gebruik maken.
Ha Herbert,
Dus jij adviseert om niet de hele historie te importeren?
Afhankelijk van de wensen van de klant. die zijn soms totaal verschillend.
In mijn ervaring is het zo dat ik nooit hetzelfde advies kan geven, er zijn altijd kleine dan wel grotere verschillen.
Ik ben nu met een implementatie bezig waarbij de klant wel alles in 1x wil importeren met name omdat alle informatie verspreidt is over meerdere medewerkers met verschillende systemen en programmatuur. Dit wordt nu door alle medewerkers in hetzelfde format verzameld en tenslotte geïmporteerd.
Daarnaast een relatie die ongeveer 60 contacten in totaal heeft, die doet het per week en/of contact moment.
1 like
Hallo Robert,
Leuke en goede vraag, maar ook eentje waar meerdere factoren een rol spelen. Ik probeer hieronder een beknopt generiek stappenplannetje op te sommen. De snelheid van het volgen van de stappen is afhankelijk van de ‘CRM-niveau’ van de organisatie.
De eerste stap is om duidelijk te krijgen welke informatie je uit je CRM-systeem wilt halen. Maw. de behoeftes inventariseren en op basis daarvan de werkprocessen te definiëren. Op deze manier weet je (evt. met ondersteuning vanuit de leverancier) op welke manier je de informatie in het systeem wilt vastleggen en kun je de implementatie mogelijk in meerdere fasen verdelen.
De tweede stap is om een zuiver relatiebestand te creëren. Dit draagt bij aan het draagvlak bij overige gebruikers. Hoe je dit aanpakt is afhankelijk van het aantal gebruikers. Hoe meer gebruikers, hoe waardevoller het is om het relatiebestand vooraf op te schonen. Deze actie kan bijvoorbeeld bij de relatiebeheerders worden belegd, aangezien zij hun relaties het beste kennen.
Eén en ander is natuurlijk afhankelijk van de kwaliteit van het relatiebestand. Een alternatief, bijvoorbeeld bij een niet actueel bestand, is om het relatiebestand alleen op organisatieniveau op te schonen en de contactpersonen vanaf ingebruikname te laten toevoegen door de gebruikers. In sommige situaties is het zelfs te adviseren om niet op te schonen, maar met een schone lei te beginnen (eventueel ondersteund door een koppeling met het kvk).
De derde stap is om de contactmomenten en todo’s vast te leggen in het systeem. Deze vastlegging is laagdrempelig en geeft de gebruiker de gelegenheid het systeem te leren kennen en te accepteren. De wijze zoals @Herbert.Denk aangeeft is een hele praktische manier!
De vierde stap zou (kunnen) zijn om aanvullende processen te ondersteunen met het CRM. Sales, projecten, contractmanagement, campagnes, etc.
Kun je hier iets mee?
3 likes
Dank jullie wel allemaal.
Ik combineer de tips van Michael en Herbert. Ik ga de 4 stappen inventariseren aan de hand van een aantal relaties die de komende tijd spelen. Op deze manier hoop ik iedere stap in te kunnen vullen om vervolgens een schoon bestand te importeren op de juiste manier.
2 likes