Extra ontvanger van melding bij akkoord offerte instellen

Beste allemaal,

Wij merken dat accountmanagers niet altijd direct actie kunnen ondernemen zodra een online akkoord binnenkomt op de verstuurde offerte. Wel worden deze offertes vanuit naam van accountmanager verstuurd naar de klant. Maar ons lijkt het dus fantastisch als hetzelfde akkoord ook bij de binnendienst terecht komt zijnde een attendering o.i.d. In ieder geval zodat onze binnendienst de aanvraag in gang kan zetten en het akkoord al snel in behandeling kunnen nemen, nog voordat de accountmanager weer op kantoor is na een agenda vol met afspraken. Uiteindelijk wordt onze service hierdoor sneller.

Wat nu wel kan is de binnendienst als BCC in de factuur/verkoopfacturen of als BCC in de offerte/verkoopkans toevoegen. Het laatste klinkt wellicht alsof het aan onze wens voldoet, maar hiermee creƫer je een enorme spam in de mailbox van de binnendienst. Namelijk krijg je dan alle meldingen doorgestuurd, terwijl je alleen het accorderen wilt ontvangen.

Waar wij ook naar gekeken hebben is een forward instellen in Outlook. Echter werkt dit allereerst niet op onderwerp, omdat het geen uniek woordsamenstelling bevat. Ook hebben wij gekeken op een forward op basis van de body (inhoudelijke tekst) van de e-mail, maar dit werkt voor ons ook niet.

Kortom, onze wens is een vink optie in de instellingen om een online accordering te allen tijde naar een specifiek e-mailadres te sturen als kopie, naast het initiƫle e-mailadres van de accountmanager die de offerte verstuurd. Een extra ontvanger van de melding bij akkoord offerte dus. Het gaat hier echt alleen om de online accordering en niet om andere attenderingen.

Wellicht dat anderen dit ook prettig lijken?
Zo ja, stem! :wink:

Ik heb even op zoek naar een manier waarop jullie binnendienst de aanvraag op kan pakken, zonder de attendering of het doorsturen in de mailbox. Ik zit aan een specifieke weergave te denken.

Je zou een weergave kunnen maken op openstaande verkoopkansen waarbij de status gelijk is aan ā€˜akkoord gegevenā€™. Iedere verkoopkans waar (online) akkoord op is gegeven verschijnt in deze weergave en verdwijnt wanneer de kans wordt gemarkeerd als voltooid. Deze weergave deel je met de binnendienst.

Zou dit een oplossing kunnen zijn voor je vraag?

Hoi @Ingrid.Peters,

Het klinkt eigenlijk als best een ok idee! Echter voor ons wel als een tijdelijke oplossing, gezien het vinkje van extra ontvanger onze voorkeur heeft. Waarom?

Wij minderen op het moment juist in lijstjes, wachtrijen, weergaven e.d. Dit zijn we drastisch aan het beperken voor de binnendienst omdat het overzicht zoek raakt, men niet meer kan achterhalen wat nou eigenlijk de werkvoorraad is of omdat de prioritering ontbreekt en er belangrijke zaken vergeten of naar achteren geschoven worden.

Maar het is absoluut het overwegen waard. Ik ga ermee aan de puzzel!
In ieder geval bedankt voor het meedenken Ingrid. :grinning:
Wellicht dat dit al de perfecte oplossing voor anderen is!

1 like