Frisse start versus import bestaande data

import

#1

Kan iemand mij vertellen over zijn / haar ervaring met betrekking tot een implementatie-strategie:

  • In hoeverre ga je mee met de klant om te proberen zijn / haar ‘werkwijze’ (bijvoorbeeld met Excelletjes) in PerfectView te stoppen? Ga je hierin zover mogelijk mee of kap je dit af en ga je de werkwijze van de klant aan laten passen naar de PerfectView-werkwijze?

  • Wat is het breakpoint voor de beslissing om wel / niet historie (denk bijvoorbeeld aan communicatie met relaties en prospects) te importeren of te beginnen met een ‘schone lei’?


#2

Beste Harmen,

Die adressen in Excel zijn een uitstekende basis om mee te beginnen. Gemakkelijk om kolommen op elkaar aan te laten sluiten en je data op te schonen, ontdubbelen, en zorgen dat alles er op de zelfde manier in komt. Een paar kolommen met informatie, die je in de Kenmerken terug laat komen, is dan prima te regelen. Daar heb ik ervaring mee bij een opdrachtgever waar PerfectView is geïmplementeerd. Ook voor hulp en kennis kon ik goed bij hen terecht. Daarna heb ik je ook voor die klant meteen een mooie basis om mee te beginnen. Dan ‘leeft’ het systeem meteen.

Eerlijkheidshalve heb ik nog geen traject met communicatie naar relaties importeren gedaan.

Katja


#3

Goeie vraag Harmen. Heb je de huidige werkwijze met je klant doorgenomen? Weet je wat de reden is om gebruik te maken van CRM? De huidige werkwijze gaat hoe dan ook veranderen, want er wordt gebruik gemaakt van een nieuw systeem. Ik denk dat je uiteindelijke doel zou moeten zijn de vertaalslag te kunnen maken van de bedrijfsprocessen naar de applicatie.

Of je de huidige Excel sheets wilt importeren is ook afhankelijk van de kwaliteit van de data. Heb je daar inzicht in?

Voor wat betreft een breakpoint wel/niet historie. Om wat voor data gaat het? Heeft deze data toegevoegde waarde voor de gebruikers om direct inzichtelijk te hebben of kunnen ze deze informatie ook op een andere plek terug vinden?


#4

Dag @katja en @Ingrid.Peters, dank voor jullie snelle reactie! Het gaat om een potentiële CRM-klant die tijdschriften ontwikkeld en verkoopt. Ze gebruiken verschillende aan elkaar gekoppelde Excel-documenten naast elkaar.
Ze zijn zelf nog niet heel enthousiast om te migreren naar CRM terwijl dit duidelijk meerwaarde voor hen zal hebben.

Hoe de data en koppelingen zijn weet ik niet, maar ik vroeg me af: starten met alleen de relaties en de Excel-documenten-historie archiveren of deze proberen mee te importeren. Ik denk dat de eerste optie de meest eenvoudige zaak zijn…


#5

Het mooie aan het starten met een CRM is dat je gegevens kunt importeren, dus waar dat kan: doen! Zorg alleen, zoals Katja al aangaf dat je goed kijkt naar welke kolommen je kunt gebruiken en hoe je de data al zo zuiver mogelijk kunt maken (ontdubbelen) voordat je gaat importeren. Los van de NAW gegevens kun je ook kijken wat ze nog meer bijhouden op hun sheets en of dit binnen één van de functies van het CRM past (misschien wel als activiteit of als kenmerk). Door de eerste import goed te doen (waarbij de leverancier met je mee kan denken over hoe en wat je over wilt zetten), haal je én de eerste drempel weg ‘moet ik DAT allemaal handmatig gaan invoeren?’ en je laat zien hoe een CRM als tool ondersteunend kan zijn aan de manier waarop al gewerkt wordt. Het is niet zo zeer een andere manier van werken, het is een makkelijkere manier van werken met veel meer mogelijkheden :slight_smile:

Zoals gezegd, probeer de huidige werkwijze zo veel mogelijk door te vertalen naar de functionaliteiten van een CRM. Een goede basis kan wat dat betreft ook als schone lei worden gezien. Waak er wel voor dat er maar één keer een import wordt gedaan, juist om je data zuiver te houden. Liever één keer veel en heel goed, dan meerdere imports waardoor je datavervuiling juist weer in de hand gaat werken…


#6

Om je klant een goed advies te geven in deze is het belangrijk te weten wat voor data in de verschillende lijstjes staat en waar deze voor gebruikt wordt. Ik ben het met Yvette eens, ‘liever in één keer veel en goed dan meerdere imports’. Als je alleen relatiegegevens importeert en de klant moet voor de historie nog teruggrijpen naar Excel dan is dat geen werkzame situatie en zal de acceptatie van een CRM ook geen goed doen.