Idee? Ontdubbelen / samenvoegen relaties (organisaties & contactpersonen)

ideeënbus-pv

#1

In het CRM-pakket dat mijn bedrijf tot een aantal jaren terug verkocht zat de ‘advanced’ feature om relaties (dus zowel organisaties als personen) te ontdubbelen / samen te voegen.

Ik denk dat veel gebruikers er wel eens tegenaan lopen dat een bepaalde organisatie of persoon meerdere keren in het systeem terecht gekomen zijn (bijv. door invoer door verschillende gebruikers, door imports etc.). Ikzelf loop er door de consolidatie van meerdere omgevingen alsmede door imports van een kandidatenadministratie regelmatig tegenaan.

Ik heb geen samenvoegfunctie kunnen vinden nog in PerfectView. Mocht dat wel zo zijn, hou ik me aanbevolen voor wat uitleg :slight_smile:

Als ik nu van 2 ‘entiteiiten’ er 1 wil maken, en onder beide zijn reeds zaken als kenmerken en activiteiten opgevoerd, zie ik geen andere mogelijkheid dan om deze zaken met de hand over te zetten door ze opnieuw op te voeren en evt. stukken tekst te kopiëren. Omslachtig proces.
Handiger zou zijn als ik de 2 entiteiten kan selecteren, kan aangeven dat ik ze wil samenvoegen, het systeem mij aan de hand neemt (welke wil je bewaren, welke gegevens wil je overzetten etc.) en het dan automatisch voor mij uitvoert.

Helemaal mooi zou zijn als het systeem mij ondersteunt bij het (periodiek of handmatig) zoeken naar (mogelijk) dubbele organisaties en personen.

Ik denk dat dit niet de meest eenvoudig te realiseren functionaliteit is, maar absoluut een meerwaarde voor een goed en volledig CRM-pakket om de datakwaliteit te kunnen bewaken.

Benieuwd hoe anderen hierover denken.


#2

Dankjewel voor het meedenken @cbetman! Ik ga het invoeren als een updatewens :+1:


#3

In PerfectView heb je op persoonsniveau nog wel de optie bestaande persoon verplaatsen of koppelen waarbij afhankelijk van je keuze enkele velden en er onder hangende zaken meegenomen worden maar niet alles. Ik weet wat je bedoelt. Eerder met Dynamics CRM ook gebruik van gemaakt. Je moest dan wel eerst heel goed kijken naar de data en onderliggende informatie bij de records die je wilde samenvoegen en van daaruit beslissen welke je wilde behouden, waar de data naartoe moest. Eenmaal op die knop gedrukt kon je het niet zo maar meer terug draaien. Maar als je goed oplette, werkte het inderdaad fijn om te ontdubbelen. Met Super Office CRM heb ik slechte ervaringen met de samenvoeg optie.


#4

@cbetman, ik vroeg me af of je Jenny haar opmerking had gezien over het verplaatsen van een contactpersoon? Als tussen oplossing is deze namelijk wel erg handig om te gebruiken. Naast de contactpersoon verhuizen ook de gekoppelde activiteiten en kenmerken mee naar de geselecteerde organisatie.


#5

Zeker gelezen @Ingrid.Peters … ben ik ook al naar aan het kijken.
Zoals je aangeeft, het is wel een tussenoplossing … ontdubbelen / samenvoegen gaat iets verder dan dit. Maar in sommige gevallen kan ik dit verplaatsen al gebruiken.

Dank voor de reminder en fijne dag!


#6

@Jijze … Jenny, kun je aangeven waar ik in PerfectView de optie voor verplaatsen / koppelen kan vinden? Zal er ongetwijfeld overheen kijken, maar kan 'm niet vinden :slight_smile:


#7

De organisatie openen zodat je de contactpersonen ziet die er onder hangen.
In de blauwe menubalk zie je toevoegen/bestaande persoon koppelen/exporteren/acties

Onder Acties staat bij kopje Contactpersoon staat ook nog Bestaande persoon koppelen en Verplaatsen.

Ik zou het eerst even proberen met een fictief record zodat je ziet wat er gebeurt en wat er wel/niet wordt overgezet. Ik heb deze optie gelukkig zelden nodig waardoor ik niet uit mijn hoofd kan vertellen wat het precies meeneemt.


#8

Dank Jenny, en dat verklaart waarom ik het niet kon vinden.
Ik ben momenteel voornamelijk met de werving / kandidaten bezig, en die hangen niet onder een organisatie. Ik was op zoek naar een mogelijkheid om dubbele kandidaten (door imports e.d.) te onderkennen en samen te voegen, maar daar kan ik dus niet deze verplaats-functie voor proberen te gebruiken.

Voorlopig dus nog maar ‘handmatig’ dubbele kandidaten samenvoegen, en wachten op evt. toekomstige ondersteuning door PerfectView op dit vlak.