Mailboxrules: foutmelding bij klant door forwarding naar perfectview

Integratie
#1

Beste PF gebruikers,

Ik maak sinds december j.l. gebruik van de mailboxrules d.m.v. een forward adres bij mijn provider. Binnen PF heb ik dan een mailbox waarbinnen de mails direct worden gekoppeld aan de contacten en nieuwe worden aangemaakt.

Ik kreeg echter al snel bericht van een aantal klanten (niet allen) dat zij een foutmelding ontvingen als zij een bericht van ons beantwoorden. Deze foutmelding bleek afkomstig te zijn van hun eigen provider waarin staat dat de mail is geweigerd, deze weigering gebeurd op basis van een veiligheidsprotocol van de SPF-records met een zogenaamde hardfail-optie. Let wel, ik ontvang de mails dan wel in outlook maar niet in de mailbox van PF.

De enige oplossingen zijn:

  • ofwel je afzender(s) de mail rechtstreeks laten versturen naar het forward adresā€¦@online.perfectview.nl in plaats van naar je eigen info@ā€¦ adres .
  • ofwel je afzender(s) vragen om je eigen ip-adres 83ā€¦ toe te laten voegen aan het SPF-record van hun domeinnaam. De forwarding zal dan niet langer worden afgewezen en de mail zal wel worden afgeleverd bij forward adresā€¦@online.perfectview.nl@online.perfectview.nl .

De eerste oplossing is niet bepaald handig, je wil immers het (info) email adres gebruiken van je eigen bedrijf.

De tweede oplossing schijnt volgens mijn provider en de PF helpdesk op dit moment de enige oplossing te zijn. Echter, dan moet ik dus elke klant vragen hun IT man de aanpassing in hun SPF record te laten aanbrengen. Dat brengt de volgende problemen: 1. de klant moet maar net begrijpen waar het om gaat en de wil hebben om hieraan mee te werken. 2. je weet niet bij wie het probleem speelt + nieuwe klanten die een aanvraag sturen heb je in eerste instantie niet in de gaten + je kan een slechte indruk maken.

Door verhoogde beveiliging bij vooral de wat grotere bedrijven kan bovenstaand probleem meer gaan voorkomen.

Ik vraag mij af of er gebruikers zij die ook problemen hebben met deze applicatie en wellicht heeft iemand daar een andere, ik hoop briljante, oplossing voor. Ik ben erg benieuwd.

#3

Ik heb een collega gevraagd even verder in je vraag te duiken. Hij komt tot de volgende conclusie. Het ziet ernaar uit dat de instelling in je mail cliƫnt niet helemaal klopt.

Binnen de meeste mail cliƫnts zit een verschil tussen het omleiden (rely) of doorsturen (forwarding) van de mailberichten. Op basis van het mail verkeer kunnen wij zien dat je gebruik maakt van het omleiden van de mail. Dit betekent dat onze archiverings mailbox de mail direct van jouw klant ontvangt i.p.v. jouw mailadres.

Wanneer je gebruik maakt van de forwarding optie, ontvangt onze mailserver de mail van jouw mailserver en niet rechtstreeks van je klant. Op onze server zullen wij in de mail de originele zender opsporen om de mail correct op te nemen.

Het is dus belangrijk je instellingen in je mailcliƫnt nogmaals door te lopen. Wanneer je de instellingen in de mailcliƫnt hebt aangepast moet je ook de archiveringsregel aanpassen, zodat deze ook mail doorstuurt op basis van forwarding i.p.v. omleiden.

Ik hoop dat ik het een beetje duidelijk heb beschreven en dat je hiermee verder komt. Mocht dit niet het geval zijn, laat het dan even weten!

Succes.

3 likes
#4

Beste Ingrid,

Er bestaat geen relay-functie in het controlpanel. De mailservers kunnen sowieso niet gebruikt worden als relayserver, ik kan uitsluitend mail forwarden. Kan het zijn dat je het hebt over instellingen in Outlook ?

#5

Sorry voor mijn late reactie, ik had je post even gemist.

Ik stel voor dat ik een collega vraag even met je mee te kijken. Dat is wat makkelijker dan via de community. Wanneer komt het jou gelegen?

#6

Beste Ingrid, geen probleem, dit is echte al met jullie IT man besproken. Op dit moment is er geen andere mogelijkheid dan bovenstaand weergegeven. Ik laat het er maar even bij maar ik verwacht dat er meer problemen zullen komen dit jaar.