Projecten om de workflow voor een administratiekantoor te automatiseren?


#1

In een topic over PV voor administratiekantoren werd gesuggereerd de terugkerende taken (kwartaal BTW aangifte etc) via projecten te plannen. Momenteel gebruikt mijn klant allerlei lijsten (met alle …delen van dien) Hoe zou je projecten daarvoor kunnen inzetten? Een project is een soort activiteit, waar je vervolgacties bij kunt registreren, maar ik zie niet hoe je bijvoorbeeld een jaar planning ‘er aan kan hangen’. Ik zie dan een soort standaard activiteiten template voor me dat je aan de betreffende relatie ‘hangt’ en evt nog kunt customizen…
Ik ben benieuwd of jullie suggesties hebben, en wellicht is er een andere oplossing (buiten PV) Het lijkt me iets waar veel dergelijke kantoren tegen op lopen. Dienstverlening naar klanten die op gezette tijden MOET plaatsvinden. Al hoor ik wel dat het sommige kleinere bedrijven/zzp’ers soms worst lijkt te zijn, en door te laat bv de BTW aangifte te doen boetes krijgen.


#2

Hallo Janke,

Fijne vraag, bij een van mijn relaties zijn we met precies dezelfde uitdaging bezig.

De vraag is wil je per relatie een project aanmaken en daar alle activiteiten in zetten. Of maak je 1 project aan bv. “Kwartaal BTW aangifte”, waar al de relaties als “betrokkene” bij geregistreerd worden.
Of dat je al je relaties het kenmerk “BTW aangifte per kwartaal” geeft en zo alle relaties kan vinden op wie dat van toepassing is.

Wat ook van belang kan zijn is hoeveel “activiteiten” er uitgevoerd moeten worden bij z’n terugkerende taak.
Via Perfectview kan je een custom project template laten maken die standaard al de activiteiten selecteert die nodig zijn.

Wij maken nu per terugkerende activiteit een inventarisatie van welke handelingen er moeten gebeuren en aan de hand van die inventarisatie beslissen we hoe we het gaan aanpakken.


#3

Dag Henk, Dank voor je feedback!
Ik begin in elk geval met de aanpak die jij noemt om eerst beter te inventariseren welke handelingen er per soort relatie (zzp/BV etc) elk jaar moeten gebeuren. De eerste 3 opties vergen best wel wat werk, in de zin van per relatie mutaties aanbrengen. Inderdaad als het maar 1 actie is dan zou de ‘kenmerk aanpak’ kunnen werken, zodra er meer handelingen nodig zijn werkt dat niet meer (zo handig)
Dat custom project template is iets dat door Perfectview gemaakt kan worden?

Wordt vervolgd…
Gr
Janke


#4

Hallo Janke,

Ja de custom project template is iets dat door Perfectview gemaakt kan worden.


#5

@JankeWestra, we hebben elkaar afgelopen week gesproken aangaande bovenstaande aanpak in combinatie met het genereren van projectactiviteiten vanuit herhalende campagnes. Jij gaf aan dit te gaan testen. Ik ben benieuwd naar je bevindingen. Maar eerst nog veel succes met de voorbereiding op ‘http://www.artphy.nl/voorjaarsexpositie-ontdek-ruimte/’.


#6

Dag Ronald, ik ben van plan om hier volgende week weer in te duiken, na de opening…
Groet,
Janke