Supportticket systeem koppelen aan CRM

Integratie
#11

Hoi Hans,

Leuk dat je lid bent geworden van de community!

Zelf werken wij op onze supportafdeling ook met de mailboxrules en dit werkt heel handig. Het idee is dat alle mails die verzonden worden naar een algemene mailbox (in ons geval support@perfectview.nl) automatisch terecht komen in CRM Online. Indien de relatie wordt herkend dan wordt aan de bestaande relatie een activiteit van het type Support gekoppeld. Deze activiteiten komen in een wachtrij ‘Af te handelen supports’ binnen van waaruit ons support team de calls gaat afhandelen. Indien de relatie niet wordt herkend dan wordt er automatisch een nieuwe relatie aangemaakt en wordt aan deze relatie ook een Support gekoppeld.

Deze functionaliteit is echt bedoelt voor het afhandelen van mails die in een algemene mailbox binnen komen. Voor de afhandeling van mails die in individuele mailboxen binnen komen kun je gebruik maken van de Outlook invoegtoepassing of de mail-in archivering indien je werkt met Gmail.

Om te kunnen bepalen hoe jij de functionaliteit kunt inrichten en gebruiken ben ik benieuwd hoe het proces waar jij het voor wilt inzetten eruit ziet? Kun je me hier iets meer over vertellen? :slight_smile:

1 like
#12

Hoi Michelle,

Dankjewel voor je uitgebreide antwoord! Het punt bij mij is dat ik mail van mijn klanten, wat meestal supportaanvragen zijn zou willen koppelen aan PerfectView (lees: email archivering).
Maar waar ik tegen aan loop is het volgende: Gmail gebruik ik niet, anders kon ik de gmail-link gebruiken. Ik heb Office 365 Business Essentials en dat is een SaaS-abonnement (dus geen geïnstalleerde software).
Daar werkt de Outlook-plugin dus niet mee samen.
Hoe kan ik nou toch met mail rules mail naar PerfectView sturen? Ik zie dat nergens.

#13

Dag Hans,

Volgens mij is dat niet mogelijk. Het beste kan je het Office365-abonnement opwaarderen naar Exchange Online. Daarna kunnen er wel regels toegepast worden.

[bijgewerkt:

Wellicht is het toch mogelijk om regels aan te maken in de webversie van Office365.

  • Klik in de webversie van Outlook rechts bovenaan op ‘instellingen’
  • Vervolgens op ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’
  • Daar zie je een hoofdstuk ‘Regels’ staan:

scrn1b

Mogelijk kan je daar iets mee?]

Groeten, Arjan

1 like
#14

Hoi Arjan,

Dankjewel voor je uitgebreide antwoord! Daar kan ik zeker wat mee, maar ik zit nog steeds te zoeken hoe ik dan met een regel in Outlook die mail in PerfectView krijg… Ik heb ervaring met mailregels, maar met een regel zal ik toch die mail naar ‘iets’ moeten sturen… Ik stel misschien een heel domme vraag, maar dat steek ik dan maar even op mijn onervarendheid met PV. Want wat is dan het mailadres van mijn PerfectView omgeving? Ik kan alleen die van Gmail vinden (die hele lange met een hash), maar die werkt ook alleen maar met Gmail.
Of kan ik zelf een mailadres in PV aanmaken? Dat is me nog niet duidelijk.

#15

Ik ben erg benieuwd naar hoe je zonder de outlook plugin de support@perfectview.nl mails automatisch laat binnenkomen in PerfectView Online. Kan je dit misschien toelichten.

1 like
#16

Dat is ook precies mijn vraag :slight_smile:

#17

Naar mijn idee kan je het e-mail adres dat PV maakt gebruiken om e-mails in PV op te slaan.

Hier een screenshot van de stappen te nemen.

Klik op de blauwe, je ontvangt een e-mail, die sla je op in je adresboek en kan je dan gebruiken om e-mails door te sturen naar PV

#18

Top Herbert. Ik was net bezig met het beschrijven van de stappen. Maar jouw screenshot maakt het helemaal duidelijk wat mij betreft.

@hansquist en @mgiele voor jullie ook?

1 like
#19

Sorry, ik was iets te snel met mij reactie en haal even twee dingen door elkaar.

Het screenshot van Herbert slaat op de Gmail koppeling, waarbij je de persoonlijke mailbox koppelt aan PerfectView. Je individuele mails worden op deze manier netjes gearchiveerd.

De vraag van @hansquist en @mgiele gaat over het archiveren van de algemene mailbox. Hiervoor moet je naar de applicatie instellingen > E-mail: Archiveringsregels. Hier kan je een nieuwe mailbox rule instellen. Per mailbox rule krijg je een PerfectView mailadres dat je gebruikt bij het aanmaken van de regel.

image
image.png909×440 17.4 KB

Komen jullie hiermee verder?

1 like
#20

@Ingrid.Peters @Herbert.Denk Bedankt voor de aanvulling en hier kan ik zeker iets mee. Leuk idee deze manier van een forum zodat iedereen kan terug lezen voordat ze een vraag hoeven te stellen als die al is gevraagd.

3 likes
#21

A post was split to a new topic: Hoe maak je een wachtrij aan in PerfectView?

#22

Ja het werkt! Dankjewel Ingrid. Dat zocht ik. Ik wist niet hoe het werkte met die archiveringsregels. Maar ik heb het voor elkaar. Top! Hier ben ik echt erg blij mee.

2 likes
#23

Nu nog een vraag over deze automatisering met het automatisch aanmaken van een contact bij een bedrijf.

Nu heb ik als voorbeeld info@perfectview.nl gekoppeld aan de klantenkaart. En ik maak een nieuwe support aan via email automatisering aan op medewerker martijn@perfectview.nl en deze bestaat nog niet, dat deze netjes aangemaakt wordt met emailadres martijn@perfectview.nl maar ook het achternaam veld wordt hiermee gevuld.

Ik heb getest met een mailbericht met een hoop gegevens erin ook adresregels, juiste header, etc maar deze worden niet gezien. Klopt dit en heb ik dan hiervoor een API nodig om dit werkend te krijgen? We gebruiken GravityForms om deze aanvragen te mailen naar ons support adres.

#24

@mgiele voordat ik je vraag kan beantwoorden wil ik even checken of ik het goed begrijp :slight_smile:

Je geeft aan dat jullie gebruik maken van formulieren. Staan deze formulieren bijvoorbeeld op jullie website? En kunnen relaties via dit formulier vragen aan jullie stellen en komen deze vragen dan terecht in een algemene support mailbox? Of loopt het proces anders? Ik ben benieuwd!

#25

Beste Michelle,

Dat klopt we hebben formulieren staan op onze website. Waarop we de vragen stellen die we nodig hebben en ze kunnen er ook bijlagen bij voegen. Zodat we makkelijker kunnen antwoorden bij storingen. We hebben er voor gekozen dit via een webformulier te doen omdat wij over de gehele wereld vragen kunnen krijgen en meer talen moeten bieden.

#26

Hoi Martijn,

Duidelijk verhaal! De activiteit die wordt aangemaakt wordt aan de relatie gekoppeld op basis van het e-mailadres. Aangezien in dit geval alle e-mails van dezelfde afzender komen (namelijk het webformulier) kan het systeem de activiteit die wordt aangemaakt niet direct aan de juiste relatie koppelen.

Als ik je vraag goed begrijpt dan wil je eigenlijk je website koppelen aan het CRM. Klopt dat?

#27

Dat klopt wij hebben een support formulier (Wordpress/GavityForms) op de website staan welke in meerdere talen aangeboden wordt. Hierin staan vaste velden waar info in komt deze sturen wij nu via een email naar de supportmailbox. Nu heb ik getest met doorsturen naar een wachtrij in de Support van Perfectview en dat werkt echter zou het mooier zijn als we wat vaste velden kunnen toewijzen aan de klantenkaart zodat we minder hoeven te copy pasten om de klantenkaart compleet te krijgen. Ik ga eens praten met een van de API specialisten die ik hier voorbij heb zien komen. Wordt vervolgt.

#28

In dat geval zit je inderdaad beter met een API koppeling. Ik ben benieuwd tot wat voor oplossing jullie komen. Laat het het t.z.t. nog even weten?

#29

Wij maken nu sinds 2 maanden gebruik van het support met archiveringsregel vanuit PV.
In princiepen een goed systeem. Al lopen wij tegen het principe aan dat je geen printscreens direct in de email tekst kan plakken. Hier maken me veelvuldig gebruik van voordat wij met PV support bezig waren.

Is het niet mogelijk om een gelijkwaardig systeem te implementeren zoals hier op dit community board.

Dat met plakken automatische de afbeelding wordt geupload en toegevoegd

zoals hier onder…

![image|330x50](upload://vP63XGIAvkzKJ7KWkJ288bmN1Wa.pn g)

wordt

image

Dit zou wel een uitkomst zijn.

#30

Op dit moment gebruiken wij de mailbox rule (wel lastig met die amerikanen @aol.com/msn.com/yahoo.com/etc) om een ticket aan te maken. Voor het gros handig voor nieuwe contactpersonen soms een beetje lastig daar je met de hand een heleboel moet copy pasten om de klantenkaart aan te maken.