Wanneer vul je alle relatiegegevens in in je CRM als je medewerkers ‘koud aan het bellen’ zijn?
1 like
Bedoel je dat als: tijdens t gesprek of erna?
Ja, dat bedoel ik. Had laatst een discussie met een aantal medewerkers bij een bedrijf dat ik aan het trainen was over CRM.
Herbert ik denk dat het netjes is om die vraag te stellen aan de prospect. Aantal medewerkers is natuurlijk geen persoons gegevens, dus mag je mi. gewoon opslaan.
1 like
Wat waren de voors en tegens?
Ja, hele goede, die afweging maak ik ook geregeld. Persoonlijk vul ik de gegevens in wanneer ik het idee heb dat er een offertetraject gaat komen.
PerfectView CRM heeft een vernieuwde KvK-koppeling. Daarmee bespaar je veel tijd bij het invoeren van een relatie.
Tip is om een relatie in te voeren, net voordat je de prospect belt. Daarna kan je een gespreksverslag toevoegen en heb je de informatie compleet!
2 likes
Dus ook bij geen succes aan verslaglegging doen toch?
Ik zou verwachten dat je dat zo veel mogelijk tijdens het gesprek doet. Afhankelijk van je technische infrastructuur zou er ook al een hoop kunnen staan natuurlijk.
Kan me aan de andere kant ook voorstellen dat t vervelend is als je telkens je gesprek moet pauzeren: “momentje hoor, dat noteer ik even”.
Eigenlijk zou je je gesprek zo moeten structuren dat je al vragen stellend een diagnose stelt/profiel invult. Dan heeft je prospect het idee dat er naar hem geluisterd wordt een krijg jij een compleet beeld.
‘Voor’ het bellen of pas als er bijvoorbeeld een afspraak is.
Precies! Anders bestaat de kans dat je de prospect die geen interesse heeft, meerdere keren benaderd. 
Ah AVG, goed punt. Dus eerst expliciete toestemming van diegene voordat je de gegevens invoert?
Dat is idd de algemene mening maar hoe weet je dat de relatie over 6 maanden geen interesse heeft?
1 like
Helemaal mee eens, het is misschien meer invoer werk maar op deze manier voorkom je dat je een bedrijf nog een keer gaat benaderen… Dat is best slordig. Het kan helpen om afspraken te maken welke gegevens je noteert: bijvoorbeeld alleen de organisatienaam + postcode/plaats en een gespreksverslag met daarin een korte samenvatting.
1 like
Juist! Dat vind ik dus ook. Bij ons wordt een contact altijd ingevoerd, al voor het bellen. Na het eerste contact worden de kenmerken eraan gekoppeld en het kan inderdaad zo zijn dat er geen raakvlakken zijn, of NOG niet. Dit wordt dan ook zo vastgelegd en zo voorkom je dat contacten dubbel of onnodig nog benaderd gaan worden.
Gut, wat een interessante vraag als ik het zo lees. Even los van mijn antipathie tegen koud bellen en koud gebeld worden. Ik kan me ook voorstellen dat je niet zit te wachten op een gigantische database vol met “Geen interesse gesprekken”. Want laten we heel eerlijk blijven, vaak levert koude telefonische acquisitie maar heel weinig op.
Zelf zou ik dan eerder kiezen voor een los “bellijst” waarop je inzichtelijk hebt welke nummers al zijn gebeld en welke niet. Ik zou dan pas een prospect aan gaan maken als er uit het gesprek vervolgacties komen.
Om eerlijk te zijn vind ik koud bellen echt fantastisch, heb er ook heel veel succes mee!
Merk gewoon dat je veel sneller kunt schakelen met een telefoongesprek, je bent al direct aan het bouwen aan een persoonlijke relatie, je kunt een (latente)behoefte sneller spotten, direct doorvragen naar de kern en deze behoefte verifieren en mocht je er totaal niets mee kunnen dan kun je altijd vragen of zij jou misschien kunnen helpen (als je een klik hebt gemaakt). Allemaal hele belangrijke elementen en dan nog het allerbelangrijkst, closen en maken van een afspraak. Maar alles valt of staat natuurlijk of je er plezier in hebt.
Ik heb ook tijden gehad dat ik letterlijk 100 nee’s op een dag heb moeten verwerken, toen was koud bellen ook een hel, het viel mij op dat men na ongeveer 1.000 belletjes successen begonnen te boeken. Dus ik zou iedereen adviseren gewoon door die zure appel heen te gaan. Natuurlijk sluit ik niet uit dat bepaalde branches het totaal niet kunnen waarderen, dan zou ik trouwens wel benieuwd zijn naar welke.
Wat betreft invoeren van prospects, ook een lastige, merk dat ik vrij veel tijd kwijt ben met het invoeren, naam, achternaam, titel’s, email, telefoon, link naar website. Hierdoor kun je niet lekker doorbellen en raak je uit de flow.
Ik gebruik met koud bellen een excel bestand waar ik iedere suspect (New business, ijskoud) gewoon onder elkaar plaats, en met een percentage bijhoud in welke fase van de sales funnel we zitten.
- 5% geen interesse? / geen potentie
- 10 % contact opgenomen, geen gehoor
- 11% is telefonisch contact, geen vervolgactie
- 15% is emailcontact, geen respons
- 20% is afspraak
etc.
In Excel kun je gewoon een naam invoeren, met de pijltjes naar rechts en verder invoeren, is gewoon stukken sneller, ik bewaar altijd wel een directe link naar het bedrijf, zodat ik alles kan terugvinden wanneer nodig.
Zo kun je in die excel lijst makkelijk sorteren wie je uiteindelijk gaat invoeren, dat kun je daarna gemakkelijk bepalen. Na een tijdje zul je merken dat een aantal in de 10% blijven steken, of zelfs 5%, en kun je de beslissing maken om ze wel of niet in te voeren. 20% is natuurlijk gewoon invoeren, want je moet vanaf dat moment gewoon de sales cycle gaan volgen in je CRM, of het nou een succes wordt of niet.
Goed weekend allemaal!
Je bent nu echt de eerste die ik spreek die het ook echt leuk vindt, @Eddy. Maar als het voor jou werkt, waarom niet.
Nu zal ik niet mijn hele branche over een kam scheren, maar zelf heb ik altijd een immense hekel aan die welbekende koude telefoontjes. Drammerige gedoe voor producten die ik vaak toch niet wil hebben.
Dat het sneller schakelt ben ik wel met je eens. En daarom pak ik zelf ook liever de telefoon dan dat ik ga mailen bijvoorbeeld. Nieuwe klanten vind ik daarentegen weer veelal door te netwerken en door aanbevelingen van bestaande opdrachtgevers.
Maar om dat ook terug te komen op de vraag van @Herbert.Denk: jij voert je prospects dus ook pas in nadat je contact hebt gehad?
1 like
Dat zou ik ook doen!
Het kan ook zijn dat je gaat bellen maar er wordt niet opgenomen. Als er dan wordt teruggebeld is het fijn om te zien wie er had gebeld en waarom.
Organisatienaam, contactpersoon, telefoonnummer en een notitie zou voldoende moeten zijn.
Dat zou ik ook doen… Als ik word gebeld en de persoon staat nog niet in CRM noteer ik het op papier om het daarna bij te werken. Ook al ben ik een vrouw 
ik kan niet en luisteren naar een ‘nieuwe case’ en de relatie tussentijds opvoeren in CRM.
Als ik uitgaand zou bellen naar prospects of suspects zou ik de gegevens registreren voordat ik ga bellen. Dan kan ik gelijk een actie aanmaken waar de notities genoteerd kunnen worden.