Urenregistratie in PerfectView

CRM systemen
#1

Hallo allemaal,
Ik wil mijn indirecte en directe uren op een handige manier bijhouden (voor de belasting). Dit doe ik nu in Excel, maar of dat nou zo handig is. Zijn mijn uren in PerfectView te registeren of in een handig programma waar het mee te koppelen is? (Snelstart, Moneybird). Heeft iemand hier ervaring mee?

#2

Goeie vraag. Ik kan me voorstellen dat het bijhouden in Excel niet het meest handige is. PerfectView heeft (nog) geen urenregistratie. Ik weet dat deze vraag vaker wordt gesteld, ik zal eens navragen wat op dit moment de beste manier van registratie is binnen de huidige mogelijkheden. Ik kom er bij je op terug!

#3

Ik heb je vraag een voorgelegd bij collega’s. Zij geven vaker het advies om de verkoopfactuur activiteit te gebruiken om de uren die je voor een klant maakt te registreren en later te factureren. Je kan jezelf als ‘product’ registreren en de verkoopfactuur op concept laten staan totdat je alle uren het verwerkt en je de factuur verstuurd. Eventueel kan je gebruik maken van wachtrijen om de openstaande urenverantwoording overzichtelijk bij elkaar te hebben.

Kom je hier verder mee, denk je?

#4

Dag,

Een topic dat al wat langer openstaat en waar ik nog niet veel oplossingen zie langskomen.
Wel een leuk topic om eens over te brainstormen!

Zelf registreren we onze uren in Topdesk en in onze Outlook-agenda’s.

Het registreren van tijd is een klusje dat snel als ‘ballast’ wordt gezien en wellicht ook snel vergeten wordt om daarna wellicht ‘met de natte vinger’ uitgevoerd te worden?
Dat is de reden waarom ikzelf mijn Outlook-agenda op het half uur bijhoudt.

Het zou dus mooi zijn als alle frictie hierin weggehaald kan worden. Bijvoorbeeld: je roept zoiets tegen je Google Home / Assistent, er wordt een mail gestuurd die automatisch wordt verwerkt in je CRM.

Mensen die hier ideeën over hebben / ervanring mee hebben?

1 like
#5

Hoi Harmen,

Doordat je zei dat je met outlook werkte moest ik denken aan agenda afspraken (die zijn met de outlook add-in in PerfectView toe te voegen vanuit je agenda) en daaraan dan gekoppeld een weergave waarin de begin en eindtijd staat van de afspraak. Je moet dan alsnog wel met een export naar Excel werken maar je zou kunnen filteren op periode en op klant bijvoorbeeld. En als je labels gebruikt om je activiteiten in te delen zou je zelfs nog op andere zaken kunnen filteren.

#6

Ha Sabrina,

Ja, die functie gebruik ik inderdaad ook, maar dan voor de opvolging van verkoopkansen. Dan moet ik het als overlay (want iCal) gebruiken over mijn eigen agenda heen… Nadeel is dat collega’s die afspraken niet zien in mijn gedeelde agenda.
Zoals jij het voor je ziet maak je een soort uren-activiteiten aan in Perfectview met elk hun eigen urenregistratie? Want meerdere urenregistraties aan 1 project cq activiteit hangen is niet mogelijk toch?

Je zou ook kunnen denken aan een in Microsoft Forms (of de Google-eq) en deze al dan niet met behulp van Flow omzetten in iets dat eventueel in PV geïmporteerd kan worden. Interessante stuff!

#7

Hoi Harmen,

Ik doelde op de mogelijkheid om met de outlook add-in vanuit outlook ‘agenda afspraken’ als activiteit toe te voegen in PerfectView. Je kunt labels toevoegen aan eigenlijk alle activiteiten in PerfectView, het biedt een manier om activiteiten onder te verdelen (met het oog op filters/selecties). Vanuit de weergave voor deze activiteiten (agenda afspraken) zou je dan een export kunnen maken t.b.v. een rapportage. Was gewoon iets wat me binnenschoot :stuck_out_tongue:

Urenregistratie activiteiten hebben we niet in PerfectView.

Kan je uitleggen wat je precies bedoelt met deze optie?

#8

Voor ons werk moeten we heel veel uren registreren;

  • omdat we service contracten hebben met onze relaties waarbij we op uurbasis afrekenen
  • omdat we projecten doen die veel uren vergen en dus voor de nacalculatie hebben we een overzicht nodig plus ook de meerwerk uren.

Dat kunnen en willen we ook niet in Perfectview doen daarvoor gebruiken we het projectvolgsysteem Teamwork.
Het fijnste daaraan is dat er een timer aan- en uitgezet kan worden je kan aangeven of de uren declarabel zijn en per periode kan er een overzicht gemaakt worden van alle uren.

Naast natuurlijk taken toewijzen aan collega’s takenlijsten maken etc.

Het urenoverzicht gebruiken we dan voor de facturering via Perfectview.

In de factuur zetten we omschrijving zoiets als
xx uren | zie bijlage voor specificatie | totaalbedrag

De specificatie sturen we dan als bijlage mee.

Werkt prima voor ons.

1 like
#9

Hi Berry,

Heb je wat gehad aan de tips/ervaringen van anderen?
Ben benieuwd wat je nu gebruikt voor je uren, nog steeds excel of ga je overstappen op iets anders?

Timechimp hoor ik ook regelmatig voorbij komen… Wellicht ook nog een optie om naar te kijken. Ik heb verder geen ervaring met Timechimp.

1 like
#10

Klinkt goed @Herbert.Denk Herbert, omdat dit systeem meer is toegespitst op het registreren van uren (als deel van projecten) heeft het ook uitgebreidere opties.

Dus als ik jou goed begrijp downloaden jullie de urenspecificatie uit Teamwork en voegen deze bij als bijlage in de verkoopfactuur in PerfectView? (Dus geen koppeling.)

#11

Oh en ik bedacht me net dat in de werkbon app ook urenregistratie mogelijk is, zie ook dit topic:

Misschien nog interessant voor sommige lezers :slight_smile:

#12

Klopt @sabrina.cadogan

Op beide opmerkingen, uitgebreidere opties vandaar dat we Teamwork gebruiken en de koppeling met Perfectview hebben we, nog, niet gemaakt.

#13

Interessant dat dit topic weer naar boven komt.
Ik heb inmiddels wat ervaring opgedaan met de koppeling PerfectView en WerkbonApp en ben daar wel enthousiast over, zeker als het een functionele wens is om uren te registreren en werkbonnen digitaal te laten ondertekenen via bv een iPad. De koppeling is standaard beschikbaar (€ 120,= per jaar), en door de eindgebruiker zelf is in te richten. Zo heb je de mogelijkheid niet alleen relaties, maar ook taken, projecten, verkoopfacturen, notities en bijlagen synchroniseren. De moeite waard om eens in te verdiepen.

1 like
#14

Ik gebruikt https://toggl.com/ en dan ook nog de gratiz versie.
Geen koppeling te maken met PV - voor zover mij bekend-, maar wel klokje aan/klokje uitzetten.
Je koppelt de gewerkte tijd aan klant/project en kunt vervolgens een uren verantwoording downloaden als bijlage bij je factuur.

#15

hallo Peter,

Bij Toggle hebben ze wel een API

Wellicht dat je daar iets mee kan.

2 likes
#16

Bedankt voor het delen! Toggl is nieuw voor me en misschien voor iemand waar ik laatst ben geweest ook interessant.

Stel ik verkoop 10 project-uren. Weet jij toevallig of Toggl dan ook meldt hoeveel uur ik nog aan het project kan besteden en kunnen collega’s of de klant dit eventueel ook inzien?

1 like
#17

Hoi @Daniek, dat weet ik niet. Ik gebruik de gratis versie, die voor mij -voorlopig- net genoeg is.
Ik zie op hun features pagina wel iets staan over een alert als tijd hebt overschreden
https://toggl.com/features/ heb je daar wat aan?

#18

Zelf gebruik ik toggl nu ook al een tijdje. Echter nog niet met koppeling PV. Voer nu zelf de projecten die ik doe in en druk het klokje in. En vindt dit wel een fijn programma. ook omdat je een herinnering krijgt als je de klok niet aan hebt.

ik heb niet echt knowledge over API calls. Zou het wel mooi vinden als er een koppeling komt

1 like
#19

Dit werkt alleen als je al je uren die je voor een klant maakt ook uiteindelijk kan factureren én als je alleen je uren die je voor klanten werkt wil registreren. De uren die je in bijvoorbeeld marketing stop kan je hier niet mee vastleggen, en die tellen voor de belastingdienst wel mee.

Zelf gebruik ik Toggl.com een heel handig tijdregistratie tool (gratis versie kan voor mij voldoende) én die je zelfs zo in kan stellen dat hij afhankelijk van de applicatie die je gebruikt een bepaald type registratie voor je gaat bijhouden.

1 like
#20

@SKYB_Administraties ik las net dat jullie TimeChimp in gebruik hebben. Zou je iets meer kunnen vertellen over de mogelijkheden? Hebben jullie TC dan ook gekoppeld aan PV?