Vragen over PerfectView: mail archivering en koppeling Snelstart

[Esthie]

Ik werk al sinds 1993 met CRM (super office)maar ben niet echt een professional, ik gebruik de dingen die ik nodig heb maar doe b.v. zelden aan campagnes e.d.

Ik heb een klein decor bedrijf die voornamelijk met vaste klanten werkt in de attractie wereld, zwembaden en vakantieparken dus de wereld is klein.

Super office is best goed maar duur en daar ik twee jaar geleden met snelstart ben gaan werken zocht ik een goede aansluiting met CRM en zodoende begin januari met PF een koppeling gemaakt. Tevens heb ik nu een koppeling met Timechimp zodat de urenregistratie en km registratie door medewerkers kan worden geautomatiseerd.
De uiteindelijke uitdaging is om het geheel met elkaar goed te intergreren e.d.

Ik mis (of moet nog verder studeren),

• Als ik een mail verzend vanuit outlook krijg ik niet automatisch de vraag of het moet worden opgeslagen in PF (ik moet er zelf aan denken)
• Nieuwe binnenkomende (Email) adressen die ik wil beantwoorden moet ik eerst zelf een kaart aanmaken in PF wil ik het kunnen archiveren.
• Facturen die binnen komen, de koppeling met Snelstart mag efficienter, voor pdf facturen moet ik eerst een foto maken met mobiel om dan vervolgens het in snelstart te kunnen archiveren.
• Als je samenwerkt in een project met diverse bedrijven en personen vind ik het archiveren in super office gemakkelijker/efficienter (maar kan zijn dat het nog moet wennen)

Wellicht moet ik nog veel leren en heeft het tijd nodig,

Tot eind juni hebben met decorwerk te druk om alles goed uit te diepen dus ik zal ook met bloggs e.d. een rustige deelnemer zijn,

Met vriendelijke groet,

[ton]

Beste Paul, welkom op deze community.

De punten die je in je opsomming nog mist zijn eenvoudig te realiseren.

• als je e-mails wilt archiveren zul je de outlook Add-In moeten installeren. Deze vind je in het onderdeel Instellingen -> Persoonlijke instellingen. Deze Add-In maakt het mogelijk zowel uitgaande als binnenkomen mails te archiveren aan relaties en/of activiteiten. Na de installatie zul je in Outlook via het menu PerfectView -> Instellingen nog wel je gebruikersnaam en wachtwoord moeten bevestigingen.

Bij uitgaande mails zal nu steeds de vraag worden gesteld of je de mail wilt archiveren in PerfectView, binnengekomen mails kun je archiveren door in Outlook op de menubalk PerfectView te klikken en vervolgens te kiezen voor ‘Toevoegen Email’.

• Je tweede punt klopt wel. (of er moet een functie zijn die ik nog niet ken ) Bij het archiveren van binnenkomende mails heb je overigens altijd de vrijheid de mail te koppelen aan een gewenste relatie. Dat kan handig zijn als een al bekende relatie je een mail stuurt vanuit een afwijkend mailadres.

• In de activiteit Projecten heb je een tabblad ‘Betrokken relaties’. Je kunt daar alle relaties die relevant zijn voor het Project toevoegen. Vervolgens kun je met de actie ‘E-mail versturen’ (te benaderen via de actiebutton op de kop van de lijst betrokken relaties) de gewenste (aangevinkte) relaties een mail sturen. Deze mail wordt vervolgens opgeslagen onder het project, maar is ook terug te vinden bij de relatie. (tabblad Activiteiten).
  Bij het versturen van een mail op deze wijze kun je ook eenvoudig de aan het project gekoppelde bijlages toevoegen. Probeer het maar eens uit!

Je zult overigens zien dat ook het project automatisch als een gekoppelde activiteit terug te vinden is bij een relatie.

Als je je nog wat verder verdiept in de mogelijkheden van ‘betrokken relaties’ zul je zien dat ook alle documenten die zijn gekoppeld aan een project heel eenvoudig te benaderen zijn vanuit die betrokken relatie. Via de tab Activiteiten en door vervolgens op de gewenste activiteitregel te gaan staat kun je met behulp van het actiepunt ‘Bijlage openen’ een gewenste bijlage ophalen van het project waar de relatie aan gekoppeld is.

Succes met het ontdekken van al de mogelijkheden die PerfectView biedt!

[sabrina.cadogan]

Hoi Paul,

Zo te horen werk je al een behoorlijke tijd met CRM systemen! Leuk dat je bij PerfectView terecht bent gekomen

Kan je uit de voeten met de antwoorden van @ton?

Wat me wel verbaasd is dat je problemen hebt met het archiveren van bijlagen met de Snelstart koppeling? Naar wat ik weet zou deze bijlage gewoon mee moeten gaan als je de optie ‘boekingen in Snelstart aanmaken’ in de koppelingsinstelling aanzet. Heb je dit ook aangezet in jouw database?

Voor het aanmaken van een relatie vanuit de add-in staat een wens open in ons systeem, zal ik jouw naam hieraan koppelen?

[Esthie]

Ja Sabrina het is goed dat je me naam koppelt! en Ton heeft inderdaad goed geholpen

Ik heb inderdaad geen kopelingen in Snelstart aangemaakt omdat in de beschrijving staat dat het facturen betreft die vanuit perfectview zijn aangemaakt! en ik factureer vanuit Snelstart

Ik ga hem nu wel aanzetten maar vraag me af of dit voor inkomende facturen van crediteuren een optie is.

[sabrina.cadogan]

Hoi Paul,

Fijn dat het antwoord van Ton je op weg geholpen heeft.

Oh sorry ik dacht dat je factureerde vanuit PerfectView! Dan gaat de koppeling inderdaad niet op de manier werken sorry Je kunt eventueel wel nog onderzoeken of een maatwerk koppeling via het API koppelvlak van PerfectView een goede optie is voor je, dit kost wel geld maar je kan dan wel zelf bepalen wat er moet gebeuren met deze koppeling We hebben ook een aantal Community leden die hier gespecialiseerd in zijn.

Ja Sabrina het is goed dat je me naam koppelt!

Gedaan!