Wat is de beste werkwijze voor het verwerken van maatwerk tekst(en) in offertes?

instellingen
sales

#1

Op dit moment is mijn werkwijze het aanmaken van een 0.1 versie van de offerte op basis van de betreffende verkoopkans regels en een offerte sjabloon. Deze 0.1 versie bewerk ik vervolgens in Word tot een 0.2 versie met alle specifieke afspraken/tekst die ik upload in PV en als offerte verstuur.
Liever zou ik het gehele proces binnen PV houden en toch heel flexibel tekst aan (gemaakte) offertes kunnen toevoegen. Alvast bedankt voor jullie ervaringen/suggesties!


#2

Jouw werkwijze is precies zoals wij het doen, in Perfectview.
Vanuit de verkoopkans maken wij, vanuit een voor gedefinieerde offerte sjabloon, een offerte in MS Word.
Daar voegen wij de maatwerk teksten toe en na bewaren staat de nieuwe offerte in Perfectview.
Misschien begijp ik je vraag niet goed?


#3

Beste Herbert, Bedankt voor je snelle reactie en goed te weten dat jullie het op dezelfde wijze oplossen! Mijn vraag is of dit dan ook de beste werkwijze is omdat ik het bewerken via Word als extra handelingen ervaar. Voor mijn gevoel zou het direct aan een verkoopkans/-offerte kunnen toevoegen en aanpassen van tekstregels zoals dit nu werkt met de productregels bijvoorbeeld van toegevoegde waarde zijn. Maakt dit mijn vraag duidelijker?


#4

Ah nu snap ik je.
Dat is een functionaliteit die MS Word heeft.

Voor mij geeft dit me alle flexibiliteit die ik nodig heb.


#5

Dank voor het delen Herbert!


#6

Thx Herbert! Ik heb meegelezen en zie wel wat praktische toepassingen van deze functie in onze organisatie.

Ik neem aan dat deze bouwstenen per computer beheerd moeten worden? Of is dat ook mogelijk op organisatie-niveau?


#7

Wat je ook zou kunnen doen is een nieuwe productgroep aanmaken, waarin je probeerd uitzonderingen en extra afspraken te beschrijven (zonder prijs), die je dan kunt toevoegen aan je productlijst. Je zult dan textueel goed moeten kijken hoe je die het beste uniform kunt krijgen, maar ik denk wel dat je daar heel wat “uitzonderingen” mee kunt tackelen.

Dan kun je bijvoorbeeld een product inladen, met daaronder een product uit de wensen en eisen productgroep, met deze beschrijving. Dan zitten de bouwstenen IN PV en hoef je ze niet handmatig buiten PV te kopieren en plakken.

Uiteraard geld dat dan alleen voor een tiental afspraken die je uniform kunt maken, als iedere klant volledig van a tot z een uniek voorstel krijgt dan is dat moeilijker vanuit PV.

MIsschien kun je er iets mee, ondertussen ga ik eens lezen hoe dat zit met die blokken :smile:


#8

Hallo Vincent,

daar heb ik geen antwoord op maar ik heb het gevraagd aan Frank van der Meer en hij zegt dit erover.

Per computer volgens mij. Je kunt ze ook opnemen in een sjabloon en deze distribueren.

Hoop dat je hier genoeg aan hebt?


#9

Dank voor de moeite! Goed om te weten dat de mogelijkheid tot bouwstenen er is en dat ze gedistribueerd kunnen worden. Ik zal er eens een potje mee gaan stoeien :slight_smile:


#10

Bedankt voor het delen Herbert, dit ga ik ook eens lezen!

@Robert: is dit wellicht ook niet de oplossing voor jouw vraagstuk? :slight_smile:


#11

Wij werken bijna op dezelfde manier als Maarten. Dus met Sjablonen per productgroep en die dan onderverdeeld zijn in een aantal basis offertes. De variabele waarden moeten wij dan per geval aanpassen in Word.
Bouwsteen correspondentie ligt nog niet in mijn comfortzone:sleepy:

Dit zal m.i. altijd zo moeten als je “maatwerk” producten aanbiedt. Ik weet dat we bij een afdeling van mijn vorige werkgever met een offerte generator werkte binnen SuperOffice CRM. Je moet dan wel bij alle artikelen in je bestand teksten koppelen en de artikelen mogen dan geen variabelen hebben.
Dit is bij onze branche, pompen voor de industrie, niet mogelijk gezien het grote aantal varianten. De variaties worden soms ook zelden gebruikt dus is het niet zinvol alle varianten in het systeem te zetten.


#12

Ben wel benieuwd hoe een offerte van jullie er uit ziet.

Zou je me in een PM en voorbeeld willen sturen?


#13

Sorry voor de late reactie, Sabrina. Ik ga me hier in verdiepen.

Dank!


#14

Geen probleem, graag gedaan :smile:


#15

Na enige tijd van PV gebruikt te maken loop ik tegen een uitdaging aan die ik niet 1,2,3 opgelost krijg.
Het komt regelmatig voor dat een klant na het doornemen van de offerte zaken gewijzigd wil hebben.

Wij openen dan de offerte in PV voren de wijzigingen door slaan hem op en versturen hem.
IN PV staat dan keurig versie 1.1 (of hoger als je Word automatisch reserve kopieën laat opslaan). Helaas is versie 1.0 dan verdwenen :thinking:.
Ik ben gewend altijd de verschillende versie te bewaren en beschikbaar te hebben. Nu is de Word versie verdwenen en staat allen de PDF nog in de mail waarmee de offerte verstuurd is.

Hoe gaan jullie hier mee om?


#16

Ik pas de offerte aan in de betreffende verkoopkans of Word offerte in de bijlage. Alle offertes in Word worden dan inclusief hun wijzigingsdatum bewaard. Zou dit voor jullie werkbaar zijn?


#17

Maarten,

Ik snap niet wat je bedoeld.
Wij openen ook het Word bestand in de betreffende verkoopkans, passen hem aan, maar… Bij het opslaan is versie 1.0 verdwenen.

Ik wil dat de gewijzigde offerte als Word document versie 1.1 wordt opgeslagen


#18

Hoi Peter,

Volgens mij bedoelt Maarten dat de versies in Word worden bijgehouden en je dus in Word alsnog een vorige versie terug zou kunnen zien? Klopt dat @riessen.van.maarten? Misschien heb je ook een printscreen van wat je bedoelt?


#19

@PeterBader

In bijgaande print screen “mijn beeld.” De offerte is niet vervangen maar toegevoegd aan de bijlagen bij de verkoopkans. De meest recente versie 1.0 offerte heeft de hoogste wijzigingsdatum.

Blijft dat (als ik je wens goed interpreteer) om standaard het versie nummer mee aan te passen?

Wellicht kan @sabrina.cadogan hier iets over toelichten én heeft zij ook een verklaring voor het vervangen in jouw situatie?
29


#20

Hoi Maarten,

Bedankt voor de printscreen :slight_smile:

Zo te zien werk je niet met de office add-in om het aangemaakte document direct met wijzigingen op te slaan in PerfectView zoals Peter doet.

Ik denk dat je steeds een nieuw word document maakt of het document aanpast, opslaan en vervolgens upload?

@Peter: als ik het goed begrijp wil je wel met de office add-in blijven werken maar dat dan de versie niet overschreven wordt zoals nu het geval is? (Ik zou hiervoor een wens kunnen registeren in ons systeem.)