Vraag: webformulier: database vol dubbelingen: hoe op te lossen en hoe te voorkomen?

CRM/Relatiebeheer
#1

Voor een congres leek het ons handig om de inschrijvingen via Perfectview te laten lopen. Via een webformulier heb ik bedrijfsnaam, naam, e-mail en functie opgevraagd. Helaas zijn er enorm veel dubbelingen in de database ontstaan. Op basis van bedrijfsnaam is er niet gecheckt. En het probleem is dat veel mensen zich met een ander (meestal prive) e-mailadres hebben aangemeld.
Ik heb twee vragen:

  • hoe los ik dit nu het handigst op? De boel samenvoegen maar hoe bewaak ik dat ik een dankmail kan sturen naar het e-mailadres dat ze hebben opgegeven (en dus niet het eventuele reeds bekende e-mailadres in de database)?
  • hoe los ik dit in de toekomst op? En het liefst op een manier waarbij inschrijvers niet al te veel vragen moeten beantwoorden.
#2

Hallo @Renzo,

Voor de eerste uitdaging heb ik niet zo snel een oplossing.

Voor je tweede heb je hier misschien iets aan. Een eerder discussie hier op de CRM community.

#3

Hoi @Renzo,

Om de database weer op te schonen zul je de boel inderdaad moeten samenvoegen. Je kunt hierbij het ene e-mailadres op het zakelijke tabblad en het andere op het privé tabblad noteren. Gaat dat helpen?

Om dit in de toekomst te voorkomen zou je kunnen kijken hoe er gecontroleerd wordt op duplicaten. Wanneer je de standaard webformulieren gebruikt dan kun je bij personen een duplicatencheck doen op het e-mailadres van de persoon. Je kunt ook zelf formulieren bouwen en de API aanroepen. In dat geval kun je zelf bepalen op basis van welke gegevens je een duplicatencheck laat uitvoeren. Welke formulieren gebruiken jullie nu?

#4

Het probleem met dit soort handelingen is dat je inderdaad afhankelijk bent van de kwaliteit van ingevulde data. Zelfs als je bedrijfsnaam zou uitvragen, dan hou je alsnog het risico dat iemand ‘Acme’ invult voor een bedrijf dat jij in je systeem hebt staan als ‘Acme BV’. Dan worden dat dus 2 records, tenzij PV een algoritme heeft dat die dingen kan matchen obv gelijkenis? (Vermoed van niet)

Voor de toekomst, als je dit soort acties vaker gaat uitvoeren - en sowieso je marketing naar een hoger plan wil tillen - kijk eens naar een marketing automation oplossing, zoals ActiveCampaign of Hubspot. Daarin maak je heel makkelijk je hele registratie- en opvolgingsproces voor events. Zo’n tool heeft o.a. ook de functionaliteiten die dit soort issues voorkomen. Dus zelfs als iemand (vanuit een uitnodigingse-mail) je formulier invult met een ander e-mailadres, maakt dat geen nieuw record aan in je database (tenzij je dat zo instelt).

Voor hoe je het nu oplost, vrees dat dat het makkelijkst gaat via een excelbestand, en dan wellicht een tijdelijk contactveld aanmaken om het ‘aanmeld’ e-mailadres apart op te slaan naast het e-mailadres dat je voor die mensen op record hebt.

1 like
#5

We zijn ondertussen nog bezig om de schade op te ruimen. Alle activiteiten moeten omgezet worden maar ik kom er dus nu achter dat alle kenmerken misgaan en verwijderd worden. Ook de campagne dashboarden kun je niet overzetten als de contactpersoon onder de oorspronkelijke organisatie wordt toegevoegd.
Wat een ramp dit… iemand nog een tip?